workflow

Ow chefe, segue o fluxo!

Pode parecer brincadeira esse título, mas é realmente importante que o Fluxo de Trabalho – workflow, em inglês – seja estudado, projetado e o mais importante APLICADO.

Mas antes de abordar as importâncias de se criar um bom workflow na sua empresa, vamos para as premissas.

Fluxo de Trabalho é a sequência de ações necessárias para a entrega de um trabalho, dentro das regras e padrões definidos pela empresa, visando a manutenção da qualidade dentro do prazo e dentro do orçamento dispensado para o mesmo.


Ou seja, workflow nada mais é do que uma metodologia para você fazer o que você já faz de uma forma mais inteligente (sem ofensas).

“Mas por que esse fluxo é tão importante se eu já faço o que eu faço e dá tudo certo?”

Bom, essa é uma pergunta capciosa, porém aceitável, afinal, é uma realidade para grande parte das empresas.

Quando você padroniza os passos da sua linha de produção, seja ela qual for, você consegue analisar cada passo separadamente e observar gargalos ou ociosidade na sua empresa, auxiliando a identificar onde você está perdendo dinheiro ou deixando de ganhar.

Usando um exemplo básico:

“José tem uma pizzaria Delivery, e tem como funcionário um pizzaiolo, um ajudante, uma atendente, um garçom e quatro entregadores.

A pizzaria do José fez um investimento em marketing e conseguiu impactar uma zona da cidade de mais ou menos 100.000 habitantes e isso fez com que os pedidos diários dele dobrassem.

Em pouco tempo José percebeu uma queda brusca nos pedidos e um aumento significativo nas reclamações devido ao tempo de espera e que as pizzas estavam chegando frias e etc.

José então fez um workflow da sua pizzaria: passou uma semana anotando o tempo de cada um dos processos que eram necessários para entregar a pizza para o seu cliente. Analisou do atendimento da chamada no telefone ao caminho e à entrega do pedido. Em sua mesa de trabalho, juntou as peças e percebeu:

Quando o cliente liga a atendente anota o endereço e o pedido em um papel, quando desliga o telefone prende o papel em um painel que fica no vidro ao lado do forno.

O pizzaiolo então olha o pedido, abre a massa, coloca o recheio e coloca no forno. Aos poucos ele para o processo e confere as pizzas que estão no forno, e então ele tira as que estão boas, e o assistente então coloca na caixa, joga o orégano, corta, fecha e coloca em uma caixa térmica no balcão.

Os entregadores ficam em um banquinho conversando do lado de fora da pizzaria, próximos as motos, e de tempo em tempo entram para pegar as pizzas e saírem para a entrega.

José notou alguns problemas de tempo e fez as modificações necessárias que foram:

José automatizou o sistema interno e fazia o cadastro dos clientes no momento da ligação. Após o cadastro e o registro da encomenda, a atendente imprimia o pedido com o endereço em uma impressora fiscal colocada no balcão do pizzaiolo. Assim, ele conseguiria com certeza saber a ordem das pizzas, diminuindo a possibilidade de colocar um pedido na frente do outro. Após a pizza ficar pronta, o assistente colava o papel impresso na embalagem, facilitando para que o entregador não confunda as entregas.

José também fez uma janela na parede da pizzaria que ligava a cozinha ao lugar onde os entregadores ficavam. Isso fazia com que eles não precisassem entrar na pizzaria para ver se havia pedidos, assim que estivessem prontas as pizzas eram passadas pela janela e conseguiam sair para a entrega logo após sair do forno.

Com um investimento baixíssimo, José melhorou o tempo de resposta de sua pizzaria e conseguiu atender de maneira mais satisfatória seus clientes, simplesmente por que fez um workflow para conseguir identificar os problemas em sua linha de produção.”

Claro, este é o mais ínfimo dos exemplos, mas serve para destacar que qualquer empresa consegue melhorar seu tempo de resposta.

Conhecer de perto os processos da sua empresa, documentar e padronizar as ações são as melhores formas de manter seu negócio enxuto e livre de desperdícios, seja ele de recursos ou tempo.

Por essas e outras que eu digo: “Ow chefe, segue o fluxo!”

Um abraço!